E-handel och e-faktura

Lidingö stad arbetar med ett elektroniskt inköpssystem för både beställningar och fakturor.

Vi vill att alla våra leverantörer är med och bidrar till detta, så att vi gemensamt kan få en mer effektiv och miljövänlig hantering.

Inköpssystemet skapar förutsättning för stadens beställare att köpa rätt vara eller tjänst från rätt leverantör till rätt pris med gällande avtalsvillkor. I stadens upphandlingar ställs krav på att våra leverantörer ansluter sig till inköpssystemet och därmed blir beställningsbara för stadens beställare.

Stadens inköpsprocess ska tillämpas för alla inköp kommunen gör. Alla beställningar ska göras elektroniskt och det är enbart medarbetare som är utbildade och certifierade som har rätt att göra beställningar. Processen säkerställer effektiva och goda inköp som ger maximalt värde för skattepengarna.

Leverantörer har möjlighet att ansluta sig på något av följande sätt

Fullt EDI-flöde
Excelprislista
Tjänstebeställningar
Punch out till leverantörens webbutik

Anslutning till stadens inköpssystem samt e-faktura

ehandel@lidingo.se

E-faktura

Sedan den 1 april 2019 ska alla fakturor som skickas till offentlig sektor vara e-fakturor.

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med e-faktura. Inköp som görs av oss, ska därför faktureras med en e-faktura. Observera att pdf-faktura inte är en e-faktura. Lagen gäller avtal, inköp och upphandlingar från och med den 1 april 2019.

E-fakturor via PEPPOL

I första hand vill vi att elektroniska fakturor skickas via PEPPOL-nätverket. Lidingö stads elektroniska adress i PEPPOL är 0007:2120000191. PEPPOL är en gemensam standard för olika meddelanden i inköpsprocessen och tekniskt protokoll för elektronisk kommunikation och hur meddelanden överförs mellan operatörer. För att kunna skicka och ta emot via PEPPOL krävs ett PEPPOL-id. Det är kostnadsfritt att skicka och ta emot en faktura via
PEPPOL.

E-fakturor via andra lösningar

Lidingö stad tar emot elektroniska fakturor via VAN-operatören Opus Capita. För er som ännu inte är anslutna till PEPPOL-nätverket har vi även möjlighet att ta emot Svefaktura version 1.o och SFTI Fulltextfaktura.. Detta kräver viss uppsättning hos oss innan första e-fakturan kan tas emot. Kontakta ehandel@lidingo.se med information om elektroniskt ID samt
vilken VAN-operatör ni använder.

E-fakturor via fakturaportal.

Har ni inte affärssystem/faktureringstjänst som kan skicka e-faktura kan ni använda en fakturaportal. Det finns flera portaler på marknaden. Vi hänvisar till www.fakturaportalen.se. Där kan man skicka 25 fakturor i månaden kostnadsfritt. Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura i befintliga affärssystem/ekonomisystem. Hör med er systemleverantör.

Ordernummer och beställarreferenser på fakturan

Stadens referens består av en kod med 6 tecken med en bokstav och fem siffor (bokstaven följt av siffror utan mellanslag eller bindestreck). Referensen ska placeras i fältet "Beställarreferens" på fakturan. Ingen ytterligare text ska skrivas i det fältet. Om stadens ordernummer anges vid beställning ska det placeras i fältet som heter "Orderreferens" på fakturan. Ingen ytterligare text ska skrivas i det fältet.