Upphandling
Vill du teckna avtal med Lidingö stad eller är du intresserad av att få reda på hur vi arbetar med avtal och upphandling?
Upphandlings- och ehandelsenheten driver, utvecklar och följer upp stadens upphandlings- och e-handelsverksamhet. Vi ansvarar även för uppföljning av stadens kostentreprenader.
Lämna anbud/ansök
På webbplatsen Tendsign skapar, annonserar och följer upphandlare sina upphandlingar. Du som är leverantör kan lämna elektroniska anbud och ansökningar.
I ansökningsformuläret kan du läsa om vilka krav som ställs på ditt företag för att du ska bli godkänd som utförare hos oss.
Lämna anbud/ansök, Visma Tendsign webbplats
Länk till annan webbplats.
Intresseanmälan för direktupphandlingar
Vi har rätt att genomföra en direktupphandling när kontraktets värde inte överstiger direktupphandlingsgränsen, för närvarande 615.312 kronor (1/1 2020). Upphandling- och e-handelsenheten ansvarar för alla direktupphandlingar liksom för samordning av direktupphandlingar mellan de olika förvaltningarna.
Du som företagare kan genom att fylla i vår e-tjänst på ett enkelt sätt anmäla ditt intresse för att bli kontaktade när lämpliga direktupphandlingar genomförs.
Intresseanmälningar avseende direktupphandlingar, e-tjänst Länk till annan webbplats.
Är du konsult inom tekniska områden eller organisationskonsult så hänvisar vi dig istället till de avtal vi har med KeyMan och Ework group. Hos dessa konsultförmedlare konkurrensutsätts stadens alla uppdrag inom dessa områden.
Lämna offerter inom tekniska områden eller som organisationskonsult:
Så går en upphandling till
Behovsanalays
Behovsanalys
En offentlig upphandling ska alltid inledas med att behovet identifieras och att en marknadsanalys görs för att få kunskap om marknaden och vilka leverantörer som finns. Därefter planeras upphandlingen och en beräkning av kontraktets totala värde görs.
Beräkningen gör du för att fastställa hur kontraktets totala värde står i förhållande till de olika tröskelvärden som gäller och som avgör vilka regler som ska tillämpas.
Tröskelvärden
- 50 000 - 700 000 kronor: direktupphandling
- 700 000 - 2 197 545 kronor: enstegsförfarande enligt LOU kap 19
- 2 197 545 kronor och över : öppen upphandling
Upphandlingsdokument
Upphandlingsdokument
Upphandlingsdokumentet är det underlag som staden annonserar ut inför en upphandling.
I upphandlingsdokumentet ska det tydligt framgå vad din förvaltning eller verksamhet förväntar sig och vilka krav som är särskilt viktiga. Det underlättar för leverantörerna när de ska utarbeta sitt anbud men också vid utvärdering av anbuden och när avtalet med den valda leverantören ska formuleras.
Ett upphandlingsdokument ska innehålla:
- Upphandlingsföreskrifter: Bestämmelser för upphandlingen som exempelvis upphandlingsförfarande, sista anbudsdag och anbudets giltighetstid.
- Kravspecifikation eller uppdragsbeskrivning, som tekniska specifikationer, samt krav på leverantören, som ekonomisk ställning och teknisk och yrkesmässiga kapacitet.
- Utvärderingsgrund: lägsta pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
- Kommersiella villkor som ska gälla under avtalsperioden, som betalnings- och leveransvillkor.
Det är viktigt att upphandlingsdokumentet är komplett och tydligt eftersom det normalt inte får ändras under upphandlingen. Om du under en upphandlingen upptäcker att kraven måste ändras i större omfattning måste upphandlingen vanligtvis göras om från början.
Utvärderingsgrunder
I underlaget ska det alltid framgå vilken utvärderingsgrund som kommer användas. Här finns två alternativ:
- det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
- det anbud med lägsta priset
Om utvärderingsgrunden är det ekonomiskt mest fördelaktiga budet ska det tydligt framgå vilka utvärderingskriteriern är.
Exempel på utvärderingskriterier
- kvalitet
- leverans- eller genomförandetid
- miljöegenskaper
- driftskostnader
- kostnadseffektivitet
- pris
- estetiska, funktionella och tekniska egenskaper
- service och tekniskt stöd
I upphandlingsdokumentet kan även krav på hållbar utveckling, som sociala hänsyn och miljöhänsyn ingå.
Annonsering
Annonsering
I princip ska all offentlig upphandling annonseras. Hur beror på vilket upphandlingsförfarande som används. Det avgörs i sin tur av upphandlingens beräknade värde, typ av upphandlande myndighet och kategori av tjänst.
Direktupphandlingar behöver i regel inte annonseras.
Anbudsgivning
Anbudsgivning
Anbudsansökningar och anbud ska lämnas elektroniskt
Prövning
Prövning
Prövningsfasen omfattar följande steg:
- Kontroll av eventuell grund för uteslutning av leverantör
- Kontroll av leverantörens lämplighet (kvalificering)
- Tlldelning av kontrakt (utvärdering av anbud)
En ansökan eller ett anbud som kommer in för sent får inte tas med i prövningsfasen, även om det inte är leverantören som orsakat förseningen.
Uteslutning av leverantör
En leverantör kan uteslutas från den fortsatta upphandlingsprocessen om denne är:
- dömd för viss ekonomisk brottslighet
- försatt i konkurs eller likvidation
- dömd för brott gällande yrkesutövningen, det vill säga andra brott än de som ska medföra en obligatorisk uteslutning.
Om du vill kunna använda uteslutningsgrunder som inte är obligatoriska måste detta framgå i upphandlingsdokumentet.
Kontroll av leverantörens lämplighet
Du har rätt att ställa krav på leverantörens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Dessa krav ska framgå av upphandlingsdokumentet. Du får däremot inte ställa vilka krav som helst på leverantörerna.
Proportionalitetsprincipen säger att kraven måste ha ett naturligt samband och stå i rimligt förhållande till det som upphandlas.
Utvärdering av anbud
Det är den utvärderingsgrund som har angetts i annonsen och i upphandlingsdokumentet som ska ligga till grund för tilldelningen av kontraktet. Du får alltså inte anta ett anbud som inte uppfyller dessa krav.
Det är inte heller tillåtet att göra prövningen mot andra kriterier än dem som har angetts. Ett erbjudande som inte har efterfrågats i upphandlingsdokumentet får inte heller vägas in i valet av leverantör.
Tilldelning
Tilldelning
När beslutet om tilldelning av kontrakt har skett så ska anbudssökandena och anbudsgivarna meddelas snarast möjligt om detta och om skälen för beslutet. När detta är gjort inträder en avtalsspärr på tio dagar. Avtalsspärren innebär ett förbud för den upphandlande myndigheten att ingå avtal och därmed avsluta upphandlingen. Skälet är att låta leverantörer som inte fått sitt anbud antaget få tid till att överväga överprövning. Efter att avtalsspärren löpt ut så kan avtal tecknas.
Avslut
Avslut
En upphandlande myndighet ska dokumentera skälen för sina beslut och övrigt som varit av betydelse vid upphandlingsförfarandet. Detta gäller även för direktupphandlingar med ett värde som överstiger 100 000 kronor.
Material som behöver sparas är exempelvis annons, upphandlingsdokument, anbud, utvärderingsprotokoll.
Handlingarna ska sedan förvaras i Stadsledningskontorets arkiv på det sätt som beskrivs i dokumenthanteringsplanen.
Avtalsuppföljning
Avtalsuppföljning
När avtalet är påskrivet och har trätt i kraft ska det följas upp. Ansvaret för uppföljning är fördelat på följande sätt:
Beställande förvaltning ansvarar för följande:
- att tillämpa den avropsordning som är avtalad
- kontroll och uppföljning av avtalsvillkoren, som exempelvis rätt pris, kvalitet, support och tillgänglighet
- göra en skriftlig reklamation när leverantörer inte fullgör sina åtaganden.
Upphandlings- och e-handelsenheten ansvarar för följande:
- bevaka avtalstider
- kontroll och uppföljning av leverantörens lämplighet.
Upphandlings- och e-handelsenheten hjälper även till vid reklamationer och förlängning och omförhandling av avtal.
-
Upphandlingsenheten
Lejonvägen 15
181 82 Lidingö
-
Enhetschef Upphandling
Lena Wennerklint
-
Upphandlare
Marcus Gustafsson
-
Samordnare
Therese Perner
-
Upphandlingsjurist
Mathias Sylvan
-
Verksamhetsuppföljare
Petra Norelius
-
Upphandlare
Martina Gunilla Everskog
-
Upphandlingskoordinator
Andreas Rundström
-
Upphandlare
Giovanni Valente
-
Upphandlare
Filippa Vinell