Lättläst

Lättläst

Skriv ut
Dela

Upphandling

Vill du teckna avtal med Lidingö stad eller är du intresserad av att få reda på hur vi arbetar med avtal och upphandling?

Upphandlings- och ehandelsenheten driver, utvecklar och följer upp stadens upphandlings- och e-handelsverksamhet. Vi ansvarar även för uppföljning av stadens kostentreprenader.

Lagen om offentlig upphandling, LOU

Lagen om offentlig upphandling, LOU, utgör grunden för Lidingö stads upphandlingsverksamhet. Upphandlingen ska genomföras på affärsmässiga grunder, i konkurrens och på ett objektivt sätt. Upphandlingen ska präglas av kompetens, effektivitet och samverkan i syfte att uppnå en god ekonomisk hushållning.

Lagen om valfrihetssystem, LOV

Lagen om valfrihetssystem (LOV) reglerar vad som ska gälla när upphandlande myndigheter konkurrensutsätter verksamhet genom att överlåta till enskilda person att välja utförare bland godkända leverantörer i ett valfrihetssystem.

I dag har Lidingö stad valfrihetssystem inom följande verksamheter: hemtjänst, vård- och omsorgsboende, familjerådgivning samt daglig verksamhet.

Lämna anbud/ansök

På webbplatsen Tendsign skapar, annonserar och följer upphandlare sina upphandlingar. Du som är leverantör kan lämna elektroniska anbud och ansökningar.

I ansökningsformuläret kan du läsa om vilka krav som ställs på ditt företag för att du ska bli godkänd som utförare hos oss.

Lämna anbud/ansök, Visma Tendsign webbplatslänk till annan webbplats

Kost

Vi följer upp kontinuerligt upp att ställda krav efterföljs för måltidsverksamhet Det sker efter en fastställd uppföljningsplan. Planen omfattar regelbundna kontroller av måltidsverksamhetens kök och matsalar.

  • Inköp kontrolleras och menyer granskas.
  • Näringsvärdesberäkningar inhämtas för kontroll.
  • Uppkomna reklamationer dokumenteras noggrant, åtgärdas och följs upp skriftligen.

Oanmälda inspektioner genomförs vid flera tillfällen per vecka i syfte att just följa upp kvalitet, smak, konsistens och utseende på skolmaten. Vi har också regelbundna möten med stadens förskolekockar.

Så går en upphandling till

Behovsanalays

Behovsanalys

En offentlig upphandling ska alltid inledas med att behovet identifieras och att en marknadsanalys görs för att få kunskap om marknaden och vilka leverantörer som finns. Därefter planeras upphandlingen och en beräkning av kontraktets totala värde görs.

Beräkningen gör du för att fastställa hur kontraktets totala värde står i förhållande till de olika tröskelvärden som gäller och som avgör vilka regler som ska tillämpas.

Tröskelvärden

  • 50 000 - 586 907 kronor: direktupphandling
  • 586 907 - 2 096 096 kronor: förenklat förfarande, urvalsförfarande
  • 2 096 097 kronor och över : öppen upphandling

Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlaget är det underlag som staden annonserar ut inför en upphandling.

I förfrågningsunderlaget ska det tydligt framgå vad din förvaltning eller verksamhet förväntar sig och vilka krav som är särskilt viktiga. Det underlättar för leverantörerna när de ska utarbeta sitt anbud men också vid utvärdering av anbuden och när avtalet med den valda leverantören ska formuleras.

Ett förfrågningsunderlag ska innehålla:

  • Upphandlingsföreskrifter: Bestämmelser för upphandlingen som exempelvis upphandlingsförfarande, sista anbudsdag och anbudets giltighetstid.
  • Kravspecifikation eller uppdragsbeskrivning, som tekniska specifikationer, samt krav på leverantören, som ekonomisk ställning och teknisk och yrkesmässiga kapacitet.
  • Utvärderingsgrund: lägsta pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
  • Kommersiella villkor som ska gälla under avtalsperioden, som betalnings- och leveransvillkor.

Det är viktigt att förfrågningsunderlaget är komplett och tydligt eftersom det normalt inte får ändras under upphandlingen. Om du under en upphandlingen upptäcker att kraven måste ändras i större omfattning måste upphandlingen vanligtvis göras om från början.

Utvärderingsgrunder

I underlaget ska det alltid framgå vilken utvärderingsgrund som kommer användas. Här finns två alternativ:

  • det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
  • det anbud med lägsta priset

Om utvärderingsgrunden är det ekonomiskt mest fördelaktiga budet ska det tydligt framgå vilka utvärderingskriteriern är.

Exempel på utvärderingskriterier

  1. kvalitet
  2. leverans- eller genomförandetid
  3. miljöegenskaper
  4. driftskostnader
  5. kostnadseffektivitet
  6. pris
  7. estetiska, funktionella och tekniska egenskaper
  8. service och tekniskt stöd

I förfrågningsunderlaget kan även krav på hållbar utveckling, som sociala hänsyn och miljöhänsyn ingå.

Annonsering

Annonsering

I princip ska all offentlig upphandling annonseras. Hur beror på vilket upphandlingsförfarande som används. Det avgörs i sin tur av upphandlingens beräknade värde, typ av upphandlande myndighet och kategori av tjänst.

Direktupphandlingar behöver i regel inte annonseras.

Anbudsgivning

Anbudsgivning

Huvudregeln är att både anbudsansökningar och anbud ska lämnas skriftligen.

En upphandlande myndighet får däremot bestämma att dessa ska lämnas med något elektroniskt medel. Lidingö stad tillämpar exempelvis elektronisk upphandling.

Prövning

Prövning

Prövningsfasen omfattar följande steg:

  1. Kontroll av eventuell grund för uteslutning av leverantör
  2. Kontroll av leverantörens lämplighet (kvalificering)
  3. Tlldelning av kontrakt (utvärdering av anbud)

En ansökan eller ett anbud som kommer in för sent får inte tas med i prövningsfasen, även om det inte är leverantören som orsakat förseningen.

Uteslutning av leverantör

En leverantör kan uteslutas från den fortsatta upphandlingsprocessen om denne är:

  • dömd för viss ekonomisk brottslighet
  • försatt i konkurs eller likvidation
  • dömd för brott gällande yrkesutövningen, det vill säga andra brott än de som ska medföra en obligatorisk uteslutning.

Om du vill kunna använda uteslutningsgrunder som inte är obligatoriska måste detta framgå i förfrågningsunderlaget.

Kontroll av leverantörens lämplighet

Du har rätt att ställa krav på leverantörens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Dessa krav ska framgå av förfrågningsunderlaget. Du får däremot inte ställa vilka krav som helst på leverantörerna.

Proportionalitetsprincipen säger att kraven måste ha ett naturligt samband och stå i rimligt förhållande till det som upphandlas.

Utvärdering av anbud

Det är den utvärderingsgrund som har angetts i annonsen och i förfrågningsunderlaget som ska ligga till grund för tilldelningen av kontraktet. Du får alltså inte anta ett anbud som inte uppfyller dessa krav.

Det är inte heller tillåtet att göra prövningen mot andra kriterier än dem som har angetts. Ett erbjudande som inte har efterfrågats i förfrågningsunderlaget får inte heller vägas in i valet av leverantör.

Tilldelning

Tilldelning

När beslutet om tilldelning av kontrakt har skett så ska anbudssökandena och anbudsgivarna meddelas snarast möjligt om detta och om skälen för beslutet. När detta är gjort inträder en avtalsspärr på tio dagar. Avtalsspärren innebär ett förbud för den upphandlande myndigheten att ingå avtal och därmed avsluta upphandlingen. Skälet är att låta leverantörer som inte fått sitt anbud antaget få tid till att överväga överprövning. Efter att avtalsspärren löpt ut så kan avtal tecknas.

Avslut

Avslut

En upphandlande myndighet ska dokumentera skälen för sina beslut och övrigt som varit av betydelse vid upphandlingsförfarandet. Detta gäller även för direktupphandlingar med ett värde som överstiger 100 000 kronor.

Material som behöver sparas är exempelvis annons, förfrågningsunderlag, anbud, utvärderingsprotokoll.

Handlingarna ska sedan förvaras sedan i konsult- och servicekontorets arkiv på det sätt som beskrivs i dokumenthanteringsplanen.

Avtalsuppföljning

Avtalsuppföljning

När avtalet är påskrivet och har trätt i kraft ska det följas upp. Ansvaret för uppföljning är fördelat på följande sätt:

Beställande förvaltning ansvarar för följande:

  • att tillämpa den avropsordning som är avtalad
  • kontroll och uppföljning av avtalsvillkoren, som exempelvis rätt pris, kvalitet, support och tillgänglighet
  • göra en skriftlig reklamation när leverantörer inte fullgör sina åtaganden.

Upphandlings- och e-handelsenheten ansvarar för följande:

  • bevaka avtalstider
  • kontroll och uppföljning av leverantörens lämplighet.

Upphandlings- och e-handelsenheten hjälper även till vid reklamationer och förlängning och omförhandling av avtal.

Till toppen av sidan