Läget på Lidingö med anledning av covid-19
Lyssna
Lyssna
Skriv ut
Dela

Aktivitetskort på nätet (ApN)

Aktivitetskort på nätet (ApN) är en tjänst för aktivitetsbidragsgrundande närvarorapportering. Drygt 25 kommuner använder sig i dag av tjänsten, exempelvis Lidingö, Nacka, Huddinge, Haninge, Södertälje och Botkyrka.

De föreningar som vill söka verksamhetsbidrag för ungdomsaktiviteter (7–20 år) från Lidingö stad, ska börja föra närvaro i ApN från och med 1 januari 2013 (alternativt Idrottonline för de idrottsföreningar som väljer det).

All närvaro som föreningen registrerar sparas i en databas. Lidingö stads regelverk är inprogrammerat i systemet. Varken föreningens administratör eller ledarna behöver hålla reda på om deltagarna är i bidragsberättigad ålder eller inte. Föreningen behöver inte heller göra en sammanställning av närvarokorten när det är dags att ansöka om bidraget.

Användarnamn och lösenord

Idrottsavdelningen
E-post: idrott@lidingo.se

Teknisk support

Tel: 090-16 16 60 

Föreningsadministratör

Den person i föreningen som tidigare sammanställt ansökningarna behöver inte längre lägga tid på att sammanställa alla närvarokort. Det enda som krävs är att godkänna närvarokorten vid bidragsperiodens slut. Föreningen utser en föreningsadministratör som sköter det.

Föreningsadministratören kan se hur mycket bidrag föreningen kommer att få. När föreningsadministratören godkänt föreningens aktivitetskort är ansökan klar.

Komplettera ansökan med:

  • årsmötesprotokoll
  • verksamhetsberättelse
  • resultat- och balansräkning

Skicka dokumenten till oss:

E-post: kultur.fritid@lidingo.se

Papperspost, adress:
Lidingö stad
Lärande- och kulturförvaltningen
181 82 Lidingö

Föreningsledare

Som föreningsledare lägger du upp dina deltagare endast en gång. Sedan kan du givetvis lägga till eller ta bort deltagare som slutar. En stor skillnad från tidigare då du var tvungen att skriva nya närvarokort två gånger per år.

Manual för Aktivitetskort på nätet (ApN)

Att skapa närvarokort, registrera närvaro, lägga upp ledare och godkänna periodrapporter i Aktivitetskort på nätet.

1. Lägg upp ledare och ge dem närvarokort

Föreningsadministratörenlägger upp alla ledare och ger dem ett användarnamn och lösenord. Lösenordet kan sedan ändras av ledaren om han/hon vill. Användarnamnet går inte att ändra.

Föreningsadministratören skapar sedan närvarokort åt ledarna. Undvik namn på kortet som "Flickor våren 07" eller "Träningsgrupp måndagar". Det spelar i och för sig ingen roll vilket namn ni döper kortet till men tänk på att korten kan gälla i 10 år framåt så försök hitta ett generellt namn. Fyll i ledarens sex första siffror i personnumret. Han/hon kan ju vara bidragsberättigad.

Som föreningsadministratör kan du se samtliga närvarokorti föreningen. Du kan dessutom gå in på varje kort i rullistan och lägga upp nya aktiviteter.

2. Lägg upp deltagare

Föreningsadministratören, ledarna (eller förälder alt. ungdom) kan därefter lägga upp föreningens aktiva/deltagare. Detta görs under fliken "Närvarokort". Föreningsadministratören är den som kan ge de övriga inloggningsuppgifter. Föreningen bestämmer vem som ska kunna arbeta i systemet.  Förutsättningen är att ledaren är inlagd som "ledare" i föreningen av föreningsadministratören.

Systemet kräver alla siffrorna i personnumret för att kontrollen ska fungera och att vi vet att varje deltagare är unik. Om någon deltagare har en skyddad identitet, kontakta oss så hjälper vi till med ett påhittat nummer.

När du som ledare registrerat deltagarnas namn och personnummer syns inte de sista fyra siffrorna på närvarokortet. De är krypterade i databasen. Risken att någon ska kunna "hacka" sig in i vår databas är näst intill omöjligt så alla kan känna sig säkra. Du lägger in dina deltagare endast en gång, sedan finns de i systemet till nästa termin. Du kan däremot ta bort deltagare alternativt lägga in nya.

Tänk på att maximalt lägga in 30 deltagare per kort. Om du har fler deltagare, gör två kort men du måste ha minst en ledare per kort. Har du samma grupp i flera olika aktiviteter, exempelvis fotboll på sommaren och innebandy på vintern, kan du använda samma kort. Du skriver själv in vilken typ av aktivitet du har varje gång du registrerar. Därför kan det vara listigt att ha ett generellt namn på ditt eller dina närvarokort.

3. Lägg upp första aktiviteten

Fyll först i huvuduppgifterna. Om föreningsadministratören lagt upp ditt närvarokort kommer kortets namn att synas. Du kan ha ett eller flera kort beroende på hur många ledaruppdrag du har i föreningen eller hur stor grupp du har. Sök huvudsaklig Aktivitet i rullistan och välj, skriv i huvudsaklig lokal, exempelvis Gångsätrahallen.

Nästa gång du gör en registreringkommer huvuduppgifterna att finnas precis som du sparade dem. Under fältet Ny sammankomst kan du ändra aktiviteten, exempelvis har du i huvuduppgifterna innebandy men även spelar fotboll, markera "Aktivitet", Aktivitet och skriv in fotboll samt lokal.

Du kan använda samma närvarokort för en och samma grupp oavsett aktiviteter. Tänk bara på att det får vara maximalt 30 deltagare/kort. Är ni fler, gör två kort under förutsättning att det finns en ledare/kort.

OBS! Skriv tidpunkten utan punkter, exempelvis 1900

4. Skapa ny sammankomst

Klicka på Skapa ny sammankomst och ditt Närvarokort kommer upp med alla deltagare som du lagt in.

5. Markera närvaro

När du talat om för systemet tid och plats dyker ditt kort upp när du skapar en ny aktivitet. Här markerar du bara om man är närvarande. Glöm inte att markera ledaren.
Om det visar sig att en deltagare har haft samma typ av aktivitet samma dag kommer ett "ej" att dyka upp till höger bredvid den deltagaren. Likaså om deltagaren är för ung eller för gammal. Det innebär att föreningen inte får något bidrag för just den deltagaren vid detta tillfälle. Men föreningen har fortfarande statistiken vilket kan vara bra att ha.

Om någon deltagare per definition från Riksidrottsförbundet har en funktionsnedsättning och är med i din verksamhet, markera detta.

Lägg till tillfällig ledare

Ibland kan du som ordinarie ledare inte komma till aktiviteten. Men då kan du utse en tillfällig ledare som måste vara minst 13 år bland dina deltagare som ansvarar för just den aktiviteten. Markera i så fall den tillfälliga ledaren så får ni aktivitetsstödet då man alltid måste ha en ledare med.

Lägg till/ta bort deltagare

Från denna funktion kan du lägga till deltagare alternativt ta bort. Du kommer att upptäcka ändringarna nästa gång du öppnar närvarokortet.
 
För att få bidrag måste alltid en ledare vara närvarande. Ibland är kanske du som ledare borta men aktiviteten genomförs ändå. Då har ni möjlighet att markera en tillfällig ledare för just denna aktivitet. Klicka för personen som Tillfällig ledare och Närvarande så räknas aktiviteten. Tänk på att den tillfälliga ledaren måste vara minst 13 år.

Ekonomiskt utfall

Föreningsadministratören kan dagligen se det ekonomiska utfallet av aktivitetsstödet under förutsättning att ledarna gjort sina registreringar på sina Närvarokort. Välj period i rullistan så ser du uppgifterna.

Även här kommer föreningen att få en bra statistik då varje period sparas i vår databas som ni sedan kan ta del av.

6. Godkänn aktivitetskort

Efter varje bidragsperiod, som från och med 2013 kommer att vara 1/1-30/6 respektive 1/7-31/12, ska föreningsadministratören godkänna föreningens Närvarokort. Det görs under rubriken "Aktivitetskort".

  • Den 1/7 kommer en länk upp, "Godkänn" som gäller perioden 1/1-30/6. För den första perioden har ni till och med den 15/8 på er att godkänna.
  • Den 1/1 kommer också "Godkänn" upp Som gäller för perioden 1/7-31/12. För den andra perioden har ni till och med 15/2 på er att godkänna.

Om ni godkänner snabbt så kommer pengarna snabbare. Räkna med 5-10 bankdagar efter godkännandet.

Ny period

När en ny period infaller är det bara att köra på som vanligt. Systemet sköter periodbytet. Använd befintliga kort, gör bara nya om det tillkommer nya grupper.

7. Godkänn och redovisa LOK-stöd (statligt lokalt aktivitetsstöd för idrottsföreningar)

Om ni vid godkännandet till oss klickar på "Statistik verksamhet" så skapas en fil exakt som den ska se ut enligt RF:s regler. Den kan ni skriva ut och skicka alternativt mata in uppgifterna i deras IdrottOnlinesystem.                           

Kontakt
Till toppen av sidan